Digital Rezeption einrichten: In 5 Minuten zum Empfang
Digital Rezeption einrichten: URL eingeben, Inhalte werden analysiert, Ihr digitaler Empfang ist bereit. Kostenlos starten -- Anleitung in 5 Schritten.
Viele Praxen und Kanzleien wissen, dass sie einen digitalen Empfang brauchen. Die Erreichbarkeit leidet, Anfragen gehen verloren, das Team ist ausgelastet. Doch dann folgt die nächste Frage: Wie aufwändig ist die Einrichtung? Braucht man einen Techniker? Muss man tagelang Inhalte einpflegen?
Die Antwort ist kurz: Nein. Wer Digital Rezeption einrichten möchte, braucht nur eine Website-Adresse. Den Rest erledigt das System. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie aus einer einfachen URL ein funktionsfähiger digitaler Empfang wird – und warum das Ganze tatsächlich in wenigen Minuten erledigt ist.
Kein technisches Vorwissen, keine Programmierkenntnisse, kein IT-Team erforderlich.
Was Sie für die Einrichtung brauchen
Die Voraussetzungen sind denkbar gering. Sie benötigen drei Dinge:
- Eine Website – das kann eine einfache Praxis-Website sein, eine Kanzlei-Seite oder ein Coaching-Angebot. WordPress, Jimdo, Wix, Squarespace oder individuell programmiert: das System funktioniert mit jeder Website.
- Eine E-Mail-Adresse für die Registrierung.
- Fünf Minuten Zeit.
Es ist keine Software-Installation nötig. Digital Rezeption läuft komplett im Browser. Sie laden nichts herunter und müssen nichts auf Ihrem Server konfigurieren.
Schritt 1: Registrieren und URL eingeben
Der erste Schritt ist gleichzeitig der wichtigste: Sie geben die Adresse Ihrer Website ein.
Nach der kostenlosen Registrierung auf digital-rezeption.de sehen Sie ein Eingabefeld für Ihre Website-URL. Tragen Sie dort die Adresse ein, unter der Ihre Praxis, Kanzlei oder Ihr Unternehmen im Internet erreichbar ist – zum Beispiel www.praxis-mustermann.de.
Das ist alles, was Sie aktiv tun müssen. Mit diesem einen Schritt setzen Sie den gesamten Einrichtungsprozess in Gang.
Warum genügt eine URL?
Ihre Website enthält bereits alles, was ein digitaler Empfang wissen muss: Ihre Leistungen, Öffnungszeiten, Kontaktinformationen, häufig gestellte Fragen, Informationen zur Anfahrt und zu Ihrem Team. Statt Sie zu bitten, all diese Informationen noch einmal manuell einzugeben, liest Digital Rezeption sie direkt von Ihrer Website.
Schritt 2: Ihre Website wird automatisch analysiert
Sobald Sie die URL bestätigt haben, beginnt das System mit der Analyse Ihrer Website. Dieser Vorgang läuft vollständig automatisch und dauert in der Regel ein bis zwei Minuten.
Was dabei passiert
Digital Rezeption durchsucht Ihre Website und erfasst die relevanten Inhalte: Texte, Informationen zu Ihren Leistungen, Kontaktdaten, Öffnungszeiten und alles Weitere, was für die Beantwortung typischer Anfragen wichtig ist.
Konkret bedeutet das:
- Inhaltserkennung: Das System liest alle öffentlich zugänglichen Seiten Ihrer Website – von der Startseite über die Leistungsübersicht bis zur Kontaktseite.
- Strukturanalyse: Zusammengehörige Informationen werden erkannt und zugeordnet. Das System versteht, welche Leistungen Sie anbieten, wie Ihre Öffnungszeiten lauten und wie Besucher Sie erreichen können.
- Wissensaufbau: Aus diesen Informationen entsteht eine strukturierte Wissensbasis, auf die der digitale Empfang später zurückgreift, wenn er Anfragen beantwortet.
Der entscheidende Unterschied zu vielen anderen Lösungen: Sie müssen keine Frage-Antwort-Paare manuell erstellen, keine Dialogbäume zeichnen und keine Inhalte copy-pasten. Das System arbeitet direkt mit den Informationen, die Sie bereits auf Ihrer Website veröffentlicht haben.
Wenn Sie sich fragen, wie das technisch möglich ist, ohne dass der digitale Empfang falsche Informationen gibt: Digital Rezeption nutzt ausschließlich die Inhalte Ihrer Website als Grundlage. Der digitale Empfang erfindet keine Antworten, sondern bezieht sich nur auf das, was tatsächlich auf Ihrer Seite steht. Mehr dazu, wie zuverlässige Antworten sichergestellt werden, finden Sie in unserem Leitfaden für Praxen.
Schritt 3: Ihr digitaler Empfang wird konfiguriert
Nach der Analyse Ihrer Website erstellt Digital Rezeption automatisch eine Konfiguration, die zu Ihrem Angebot passt. Auch dieser Schritt geschieht ohne Ihr Zutun.
Was das System konfiguriert
- Begrüssung: Eine zur Branche und zum Angebot passende Willkommensnachricht. Eine Arztpraxis wird anders begrüsst als eine Steuerkanzlei oder ein Coaching-Angebot.
- Antwortverhalten: Der digitale Empfang weiß, welche Fragen er beantworten kann – und bei welchen Anliegen er an Ihr Team weiterleiten sollte.
- Qualifizierung: Bei eingehenden Anfragen stellt der digitale Empfang die richtigen Rückfragen, damit Ihr Team später alle relevanten Informationen hat, ohne nachfragen zu müssen.
- Tonalität: Die Sprache orientiert sich an Ihrer Website. Wenn Ihre Seite Patienten siezt, wird auch der digitale Empfang siezen.
Sie können alle diese Einstellungen im Anschluss anpassen, wenn Sie möchten. Für den Start ist das aber nicht nötig – die automatische Konfiguration funktioniert in den meisten Fällen sofort.
Das Dashboard
Nach der Konfiguration landen Sie im Dashboard. Hier sehen Sie auf einen Blick:
- Welche Inhalte erkannt wurden
- Wie der digitale Empfang konfiguriert ist
- Eine Vorschau, wie der Empfang auf Ihrer Website aussehen wird
Im Dashboard können Sie den digitalen Empfang jederzeit testen, bevor er live geht. Sie führen einfach ein Probegespräch und prüfen, ob die Antworten stimmen. Wenn etwas fehlt oder nicht passt, passen Sie es direkt an.
Schritt 4: Widget-Code einbinden
Um den digitalen Empfang auf Ihrer Website sichtbar zu machen, binden Sie einen kurzen Code-Schnipsel ein. Das klingt technischer, als es ist.
So funktioniert die Einbindung
Digital Rezeption stellt Ihnen im Dashboard einen fertigen Code-Schnipsel bereit. Diesen kopieren Sie und fügen ihn in den HTML-Code Ihrer Website ein – typischerweise vor dem schließenden </body>-Tag.
Das sieht ungefähr so aus:
<script src="https://digital-rezeption.de/widget/ihr-code.js"></script>
Eine einzige Zeile. Mehr ist es nicht.
Einbindung je nach Website-System
Je nachdem, welches System Sie verwenden, unterscheidet sich der genaue Weg leicht:
| Website-System | Wo einfügen |
|---|---|
| WordPress | Design > Theme-Editor > footer.php oder per Plugin “Insert Headers and Footers” |
| Jimdo | Einstellungen > Head bearbeiten |
| Wix | Einstellungen > Custom Code |
| Squarespace | Einstellungen > Erweitert > Code-Einbindung |
| Eigene Website | Direkt in den HTML-Quellcode vor </body> |
Wenn Sie WordPress nutzen, finden Sie eine detaillierte Anleitung in unserem Artikel zur Chatbot-Einbindung in WordPress. Für alle anderen Systeme genügt in der Regel das Einfügen des Code-Schnipsels an der richtigen Stelle.
Falls Sie sich die Einbindung nicht zutrauen: Ihr Webdesigner oder Ihre Agentur erledigt das in unter einer Minute. Es ist ein einzelner Handgriff.
Schritt 5: Live – Ihr digitaler Empfang ist bereit
Sobald der Code eingebunden ist, erscheint auf Ihrer Website ein dezentes Chat-Symbol. Besucher können darauf klicken und direkt eine Anfrage stellen – rund um die Uhr, auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten.
Was jetzt passiert
Ab diesem Moment übernimmt der digitale Empfang die Erstannahme von Anfragen:
- Ein Patient fragt nach freien Terminen? Der digitale Empfang gibt Auskunft, sofern die Information auf Ihrer Website steht, oder leitet die Anfrage an Ihr Team weiter.
- Ein Mandant möchte wissen, ob Sie ein bestimmtes Rechtsgebiet abdecken? Der digitale Empfang prüft Ihre Leistungsübersicht und antwortet entsprechend.
- Jemand sucht Ihre Öffnungszeiten oder Adresse? Der digitale Empfang liefert die Antwort sofort.
Bei Anliegen, die eine persönliche Bearbeitung erfordern, sammelt der digitale Empfang die relevanten Informationen und leitet sie an Sie weiter. Ihr Team erhält eine strukturierte Zusammenfassung statt einer vagen Nachricht.
Benachrichtigungen und Übergabe
Jede qualifizierte Anfrage wird an Sie weitergeleitet – per E-Mail oder über das Dashboard. Sie sehen auf einen Blick, welches Anliegen der Besucher hat, welche Informationen bereits erfragt wurden und ob eine Rückmeldung nötig ist.
So gehen keine Anfragen mehr verloren, auch wenn Ihr Team gerade in Behandlung oder in einem Termin ist.
Was Digital Rezeption einrichten kostet
Die Einrichtung selbst ist kostenlos. Es gibt keine Setup-Gebühr und keinen Einrichtungsaufwand, der berechnet wird.
Digital Rezeption bietet drei Tarife:
| Tarif | Preis | Geeignet für |
|---|---|---|
| Free | 0 Euro/Monat | Einstieg und Test – alle Grundfunktionen enthalten |
| Business | 79 Euro/Monat | Praxen und Kanzleien mit regelmäßigem Anfragevolumen |
| Professional | 199 Euro/Monat | Erweiterte Funktionen und höhere Kapazität |
Der Free-Tarif ist kein zeitlich begrenzter Testzugang. Sie können Digital Rezeption dauerhaft kostenlos nutzen und jederzeit wechseln, wenn Sie mehr Kapazität oder erweiterte Funktionen benötigen. Einen detaillierten Vergleich der Tarife und Funktionen finden Sie im Kosten-Guide für digitale Empfangslösungen.
Häufige Fragen zur Einrichtung
Muss ich Inhalte manuell einpflegen?
Nein. Digital Rezeption liest die Inhalte automatisch von Ihrer Website. Wenn sich Ihre Website ändert – etwa neue Leistungen oder geänderte Öffnungszeiten – können Sie die Wissensbasis mit einem Klick aktualisieren.
Funktioniert das mit jeder Website?
Ja. Solange Ihre Website öffentlich zugänglich ist, funktioniert die automatische Analyse. Das Website-System spielt keine Rolle: WordPress, Jimdo, Wix, Squarespace, individuelle HTML-Seiten oder andere Content-Management-Systeme – der Prozess ist derselbe.
Was ist mit Datenschutz?
Digital Rezeption wird DSGVO-konform betrieben. Daten werden auf EU-Servern verarbeitet. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in unserem DSGVO-Leitfaden für Praxen und Kanzleien.
Kann ich den digitalen Empfang anpassen?
Ja, jederzeit. Sie können die Begrüssung ändern, das Antwortverhalten verfeinern, die Farben an Ihr Corporate Design anpassen und festlegen, bei welchen Anliegen an Ihr Team weitergeleitet werden soll. Die automatische Konfiguration ist ein Startpunkt, den Sie nach Ihren Wünschen weiterentwickeln können.
Was passiert, wenn der digitale Empfang eine Frage nicht beantworten kann?
Dann teilt er dem Besucher mit, dass die Anfrage an Ihr Team weitergeleitet wird. Der digitale Empfang erfindet keine Antworten und spekuliert nicht. Er hält sich an die Informationen, die auf Ihrer Website stehen.
Fazit: Einfacher als erwartet
Die Einrichtung eines digitalen Empfangs erfordert weder technisches Wissen noch einen großen Zeitaufwand. URL eingeben, Analyse abwarten, Widget einbinden – das sind die wesentlichen Schritte. Alles andere übernimmt das System.
Die häufigste Rückmeldung nach der Einrichtung lautet: “Das war wirklich so einfach?” Ja, ist es. Und genau das ist der Punkt. Ein digitaler Empfang soll Ihnen Arbeit abnehmen, nicht zusätzliche schaffen. Wer tiefer in die technischen Hintergründe einsteigen möchte, findet weitere Informationen in unserem Leitfaden zur Einbindung eines digitalen Empfangs auf der Website.
Probieren Sie es selbst – kostenlos auf digital-rezeption.de. Die Einrichtung dauert fünf Minuten. Ohne Vertragsbindung, ohne Setup-Gebühr, ohne technisches Vorwissen.
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