Digitaler Empfang Preise: Kosten und Modelle 2026

Was kostet ein digitaler Empfang für die Praxis? Sie haben sich entschieden, dass Ihre Praxis einen digitalen Empfang braucht. Die nächste Frage liegt auf der Hand: Was sind die konkreten Preise und Kosten? Und vor allem – was bekommen Sie für Ihr Geld?

Die kurze Antwort: Ein digitaler Empfang ist deutlich günstiger als jede personelle Alternative. Die ausführliche Antwort erfordert einen Blick auf Preismodelle, Funktionsumfang und die tatsächlichen Kosten der Alternativen. Genau darum geht es in diesem Artikel.

Sie erfahren, was Digital Rezeption in den drei Tarifen Free, Business und Professional bietet, für welche Praxisgrösse welcher Tarif sinnvoll ist und warum sich die Investition bereits ab dem ersten gewonnenen Patienten rechnet.

Was kostet ein digitaler Empfang für die Praxis?

Die Preisspanne für einen digitalen Empfang reicht von kostenlos bis mehrere hundert Euro pro Monat. Entscheidend ist nicht nur der Monatspreis, sondern das Gesamtbild: Setup-Gebühren, Nachrichtenkosten, Vertragslaufzeiten und tatsächlicher Funktionsumfang.

Digital Rezeption arbeitet mit einem transparenten Drei-Stufen-Modell. Keine Setup-Gebühr, keine Kosten pro Nachricht, keine Mindestvertragslaufzeit. Sie zahlen den Monatspreis – oder gar nichts.

Die drei Tarife im Überblick

	Free	Business	Professional
Monatliche Kosten	0 Euro	79 Euro	199 Euro
Setup-Gebühr	Keine	Keine	Keine
Mindestlaufzeit	Keine	Keine	Keine
KI-Funktionen	Enthalten	Enthalten	Enthalten
Einrichtungszeit	ca. 5 Minuten	ca. 5 Minuten	ca. 5 Minuten
Kosten pro Nachricht	Keine	Keine	Keine

Alle drei Tarife nutzen dieselbe KI-Technologie. Der Unterschied liegt im Funktionsumfang und in der Kapazität – nicht in der Qualität der Antworten.

Free, Business, Professional: Was steckt in jedem Tarif?

Free – der kostenlose Einstieg

Der Free-Tarif ist keine zeitlich begrenzte Testversion. Er ist ein dauerhaft kostenloser Plan, mit dem Sie einen digitalen Empfang auf Ihrer Website einrichten können.

Was Sie bekommen:

KI-gestützter digitaler Empfang auf Ihrer Website
Automatische Analyse Ihrer Website-Inhalte
Beantwortung von Besucherfragen auf Basis Ihrer bestehenden Informationen
Grundlegende Anpassungsmöglichkeiten

Für wen geeignet: Praxen, die einen digitalen Empfang erst einmal kennenlernen möchten. Sie geben Ihre Website-Adresse ein, der digitale Empfang liest Ihre Inhalte – und beantwortet Besucherfragen, ohne dass Sie Texte schreiben oder Antworten vordefinieren müssen.

Der Free-Tarif zeigt Ihnen, was ein digitaler Empfang in Ihrer Praxis leisten kann. Wenn das Ergebnis überzeugt, können Sie jederzeit erweitern.

Business – für den täglichen Praxisbetrieb

Der Business-Tarif richtet sich an Praxen, die den digitalen Empfang als festen Bestandteil ihrer Erreichbarkeit nutzen.

Was Sie zusätzlich zum Free-Tarif bekommen:

Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten für Tonalität und Verhalten
Höhere Kapazität für Anfragen
Erweiterte Integrationsmöglichkeiten
Priorisierter Support

Für wen geeignet: Einzelpraxen und kleinere Gemeinschaftspraxen, die ihren digitalen Empfang dauerhaft nutzen und an ihre Abläufe anpassen möchten. Bei 79 Euro pro Monat liegt der Tarif deutlich unter den Kosten jeder personellen Alternative – und deckt die Erreichbarkeit rund um die Uhr ab.

Professional – für anspruchsvolle Anforderungen

Der Professional-Tarif ist für Praxen und Unternehmen konzipiert, die höheres Anfragevolumen haben und erweiterte Funktionen benötigen.

Was Sie zusätzlich zum Business-Tarif bekommen:

Maximale Kapazität für hohes Anfragevolumen
Erweiterte Anpassungs- und Integrationsoptionen
Vorrangiger Support mit kürzeren Reaktionszeiten
Erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen

Für wen geeignet: Gemeinschaftspraxen, MVZ und grössere Kanzleien mit hohem täglichen Anfragevolumen und dem Wunsch nach tiefergehender Integration in bestehende Systeme.

Welcher Tarif passt zu welcher Praxisgrösse?

Die Wahl des richtigen Tarifs hängt weniger von der Fachrichtung ab als von der Praxisgrösse und dem Anfragevolumen. Die folgende Einordnung hilft bei der Orientierung.

Einzelpraxis (1-2 Behandler, 1-2 MFA)

Typische Situation: Eine MFA ist für Empfang, Telefon und Organisation zuständig – gleichzeitig. Während der Behandlung geht niemand ans Telefon. Abends und am Wochenende ist die Praxis nicht erreichbar.

Empfohlener Tarif: Free zum Einstieg, Business bei regelmäßiger Nutzung.

Warum: Bei 20 bis 50 Website-Anfragen pro Monat reicht der Free-Tarif oft aus, um den Mehrwert zu sehen. Sobald der digitale Empfang fester Bestandteil der Patientenkommunikation wird, bietet Business die nötige Kapazität und Anpassungstiefe. Bei 79 Euro pro Monat entspricht das weniger als einem Prozent der monatlichen Praxiskosten.

Gemeinschaftspraxis (3-5 Behandler, 3-5 MFA)

Typische Situation: Mehrere Behandler, mehrere MFA, hohes Telefon- und Anfrageaufkommen. Die MFA am Empfang ist ständig zwischen Telefon, Patienten vor Ort und Verwaltung aufgeteilt. Wartezeiten am Telefon führen zu Beschwerden und schlechten Bewertungen.

Empfohlener Tarif: Business oder Professional.

Warum: Das Anfragevolumen ist höher, die Anforderungen an Anpassung und Integration steigen. Der Professional-Tarif rechnet sich, wenn der digitale Empfang täglich dutzende Anfragen bearbeitet und eng in die Praxisabläufe eingebunden werden soll. Bei 199 Euro pro Monat liegt der Preis immer noch weit unter dem, was eine zusätzliche Teilzeitkraft kosten würde.

MVZ oder große Praxisgemeinschaft (6+ Behandler)

Typische Situation: Mehrere Standorte oder Fachabteilungen, hohe Zahl an Patientenanfragen, unterschiedliche Abläufe je Bereich. Die Organisation der Erstkontakte bindet erhebliche personelle Ressourcen.

Empfohlener Tarif: Professional.

Warum: Hohes Volumen, erweiterte Integrationsanforderungen und die Notwendigkeit differenzierter Anpassung machen den Professional-Tarif zur sinnvollen Wahl. Bei einem MVZ mit mehreren hundert Anfragen pro Monat amortisiert sich der Tarif innerhalb weniger Tage.

Die ehrliche Kostenrechnung: Digitaler Empfang vs. Alternativen

Ein digitaler Empfang kostet zwischen 0 und 199 Euro pro Monat. Aber was kostet es, keinen zu haben? Und wie verhält sich der Preis im Vergleich zu den gängigen Alternativen?

Alternative 1: Zusätzliche MFA einstellen

Eine medizinische Fachangestellte in Vollzeit kostet die Praxis deutlich mehr als ihr Bruttogehalt.

Kostenfaktor	Monatliche Kosten
Bruttogehalt MFA (Durchschnitt)	2.500 - 3.200 Euro
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (ca. 20%)	500 - 640 Euro
Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld (anteilig)	200 - 400 Euro
Fortbildung, Arbeitskleidung, sonstige Kosten	100 - 200 Euro
Gesamtkosten pro Monat	3.300 - 4.440 Euro

Dazu kommen: Einarbeitungszeit von zwei bis sechs Monaten, Ausfallrisiko durch Krankheit und Urlaub, und die zunehmende Schwierigkeit, überhaupt qualifiziertes Personal zu finden. 47 Prozent der Praxen berichten mittlerweile von MFA-Abwerbung durch andere Arbeitgeber.

Eine ausführliche Kostenrechnung finden Sie im Artikel Digitaler Empfang vs. zusätzliche MFA: Eine ehrliche Kostenrechnung.

Selbst der Professional-Tarif für 199 Euro pro Monat kostet weniger als fünf Prozent einer zusätzlichen MFA. Und der digitale Empfang wird nicht krank, nimmt keinen Urlaub und ist rund um die Uhr erreichbar.

Alternative 2: Telefondienst

Externe Telefondienste für Arztpraxen kosten zwischen 200 und 500 Euro pro Monat – je nach Anrufvolumen und Serviceumfang.

Leistung	Telefondienst	Digitaler Empfang
Monatliche Kosten	200 - 500 Euro	0 - 199 Euro
Erreichbarkeit	Geschäftszeiten oder rund um die Uhr (Aufpreis)	Rund um die Uhr
Einrichtungszeit	1 - 2 Wochen	ca. 5 Minuten
Wartezeit für Anrufer	30 Sekunden bis mehrere Minuten	Keine
Website-Anfragen	Nicht abgedeckt	Abgedeckt
Kosten pro Anruf	Oft 1 - 3 Euro zusätzlich	Keine

Ein Telefondienst kann sinnvoll sein, wenn Ihre Patienten ausschließlich telefonisch Kontakt aufnehmen. Für Website-Anfragen – und die werden in jeder Altersgruppe mehr – bietet er keine Lösung.

Einen ausführlichen Vergleich aller drei Optionen finden Sie im Artikel Chatbot vs. Telefondienst vs. Callcenter: Was lohnt sich für Ihre Praxis?.

Alternative 3: Callcenter

Callcenter-Lösungen beginnen bei 500 Euro pro Monat und können je nach Volumen und Servicetiefe auf 1.500 Euro und mehr steigen. Für die meisten Praxen ist das überdimensioniert – und trotzdem decken Callcenter nur den telefonischen Kanal ab.

ROI-Rechnung für drei Praxisgrössen

Die entscheidende Frage ist nicht, was ein digitaler Empfang kostet – sondern was er einbringt.

Einzelpraxis (Business-Tarif, 79 Euro/Monat):

Position	Wert
Jährliche Kosten digitaler Empfang	948 Euro
Gewonnene Neupatienten durch bessere Erreichbarkeit (konservativ: 3/Monat)	36 pro Jahr
Durchschnittlicher Jahresumsatz pro Neupatient	800 Euro
Zusätzlicher Jahresumsatz	28.800 Euro
ROI-Faktor	ca. 30x

Selbst wenn der digitale Empfang nur einen einzigen zusätzlichen Neupatienten pro Monat gewinnt, liegt der Jahresumsatz (9.600 Euro) zehnmal über den Kosten.

Gemeinschaftspraxis (Professional-Tarif, 199 Euro/Monat):

Position	Wert
Jährliche Kosten digitaler Empfang	2.388 Euro
Gewonnene Neupatienten (konservativ: 8/Monat)	96 pro Jahr
Durchschnittlicher Jahresumsatz pro Neupatient	800 Euro
Zusätzlicher Jahresumsatz	76.800 Euro
ROI-Faktor	ca. 32x

MVZ (Professional-Tarif, 199 Euro/Monat):

Position	Wert
Jährliche Kosten digitaler Empfang	2.388 Euro
Gewonnene Neupatienten (konservativ: 15/Monat)	180 pro Jahr
Durchschnittlicher Jahresumsatz pro Neupatient	800 Euro
Zusätzlicher Jahresumsatz	144.000 Euro
ROI-Faktor	ca. 60x

Diese Rechnung ist bewusst konservativ. Sie berücksichtigt keine Folgeeffekte wie bessere Google-Bewertungen durch schnellere Reaktionszeiten, weniger Stress im Team oder den Wert der MFA-Arbeitszeit, die für andere Aufgaben frei wird.

Versteckte Kosten, die es bei Digital Rezeption nicht gibt

Bei vielen Anbietern ist der beworbene Monatspreis nur der Anfang. Vier Kostenfaktoren tauchen häufig erst nach Vertragsabschluss auf.

Setup-Gebühr: Manche Anbieter verlangen 500 bis 5.000 Euro für die Ersteinrichtung. Bei Digital Rezeption: 0 Euro. Sie geben Ihre Website-Adresse ein, und der digitale Empfang ist innerhalb von Minuten einsatzbereit.

Kosten pro Nachricht: Einige Anbieter rechnen nach Nachrichten oder Konversationen ab – typischerweise 5 bis 15 Cent pro Nachricht. Bei steigendem Anfragevolumen wird das schnell teuer und schwer kalkulierbar. Bei Digital Rezeption: keine Zusatzkosten pro Nachricht.

Agenten-Lizenzen: Wenn Ihr Team die Plattform nutzen soll, fallen bei manchen Anbietern 40 bis 80 Euro pro Mitarbeiter und Monat an. Bei Digital Rezeption: nicht vorgesehen, keine zusätzlichen Seat-Kosten.

Mindestvertragslaufzeit: Viele Anbieter binden Sie für 12 oder 24 Monate. Wenn die Lösung nicht passt, zahlen Sie trotzdem weiter. Bei Digital Rezeption: monatlich kündbar, ohne Angabe von Gründen.

Einen umfassenden Überblick über die Kostenstrukturen verschiedener Anbieter finden Sie im Artikel Chatbot für Website Kosten: Preise, Modelle und Anbieter im Vergleich 2026.

Fazit: Was ein digitaler Empfang für die Praxis wirklich kostet

Die Kosten für einen digitalen Empfang sind planbar, transparent und – gemessen am Nutzen – niedrig. Bei Digital Rezeption reicht die Spanne von 0 Euro (Free) über 79 Euro (Business) bis 199 Euro (Professional) pro Monat. Keine Setup-Gebühr, keine Kosten pro Nachricht, keine Mindestlaufzeit.

Im Vergleich zu den Alternativen – eine zusätzliche MFA ab 3.300 Euro pro Monat, ein Telefondienst ab 200 Euro, ein Callcenter ab 500 Euro – bietet ein digitaler Empfang das beste Verhältnis aus Kosten und Erreichbarkeit. Und das rund um die Uhr, ohne Wartezeit, ohne Personalrisiko.

Die ROI-Rechnung ist für jede Praxisgrösse eindeutig: Bereits ein zusätzlicher Neupatient pro Monat übersteigt die jährlichen Kosten des Business-Tarifs um ein Vielfaches. Alles darüber hinaus ist Gewinn.

Wenn Sie sehen möchten, was ein digitaler Empfang für Ihre Praxis leisten kann: Starten Sie mit dem kostenlosen Free-Tarif von Digital Rezeption. Die Einrichtung dauert fünf Minuten, und Sie können jederzeit erweitern, wenn der Bedarf wächst.

Weiterführende Artikel: